Loomio
Wed 27 Nov 2019

[Discussão] Comunicação Interna: Loomio ou não?

FF
Francisco Frutuoso Public Seen by 179

Tivemos a oportunidade de falar um pouco disto na reunião do passado dia 23. Vou listar os problemas que surgiram e o porquê de se estar a questionar a utilização do Loomio.

Se tiver entendido alguma coisa mal, por favor indiquem. Esta discussão vem também na sequência de um tópico anterior, onde já se discutiram algumas destas questões.

Os problemas:

O Loomio não é uma plataforma má de todo, mas tem os seus problemas. Primeiro, o simples facto de não ser algo que as pessoas estejam habituadas a usar, e garantidamente quase nenhuma ouviu sequer falar. Isto não é automaticamente um problema, porque qualquer um de nós tem de se adaptar às ferramentas cada vez que entra num novo emprego ou projecto. No entanto, se a plataforma respondesse melhor às nossas necessidades, não existia o desconforto que existe a usá-la.

Com o aproximar das eleições sentiu-se a necessidade de entrar num contacto muito mais directo com as pessoas que estavam a trabalhar nos diferentes projectos, e com isso foram surgindo chats por WhatsApp ou Slack. Quando os prazos apertam e as coisas precisam de ser feitas, não conseguimos estar à espera de chegar a casa para ver quem é que postou algo no Loomio.

Faço então a análise do que está bem, e menos bem com o Loomio:

✅Vantagens:

  • Comunidade aberta, não é necessária conta para ler as discussões

  • Acesso a ferramentas de decisão (votações, calendários, etc)

  • Possibilita uma comunicação mais lenta, discussões não se perdem se estiver muita gente a discutir ao mesmo tempo

❌Desvantagens:

  • Não tem aplicação móvel

  • Difícil de começar a usar, existe um tempo de habituação a uma plataforma nova.

  • Ausência de sub-fóruns

A vantagem maior do Loomio é a transparência. Toda a gente com o link pode ver as conversas e o estado do projecto por inteiro. E percebo que isto seja totalmente relevante para o projecto inteiro, é uma vantagem enorme.

Contudo, acho que as desvantagens também têm bastante poder.

  1. Não tem aplicação móvel: Ausência de comunicação imediata. Notificações, respostas rápidas. É mais fácil fazer coisas acontecer quando se vê no telemóvel que alguém está a precisar de algo.

  2. Difícil de começar a usar: Entrando no Loomio não se percebem bem as prioridades do que se está a discutir. Claro que nós também não somos os mais organizados, mas quem entra aqui não tem aquele impacto imediato de perceber quais são os temas em que se podem envolver. Também é importante receber logo as boas-vindas ao grupo e perceber que este é activo. Ver pessoas a discutir em tempo real dá mais entusiasmo do que um grupo que recebe respostas de 2 em 2 horas. Acho que um chat em tempo real cria um maior sentido de comunidade.

  3. Ausência de sub-fóruns: A falta de separação por temas resulta numa longa lista de tópicos que à primeira vista não se sabe qual a relevância. Um tópico de sugestões para o futuro não precisa de ter a mesma relevância de um tópico de comunicação externa. Um serve só para estar anotado para o futuro, enquanto que o outro necessita de feedback mais imediato.

As alternativas:

Spectrum

✅Vantagens:

  • Não necessária conta para ler o conteúdo

  • Divisão de conversas por temas (ex: #design, #redes-sociais, #legislativas2019)

  • Tem tópicos, funciona como misto de chat e fórum.

  • Open source

❌Desvantagens:

  • Não tem app mobile

  • Da minha experiência, às vezes lento e com bugs

  • Pouco acrescenta ao Loomio, apenas a possibilidade de separação de conversas por temas.

Coloco este primeiro não por acreditar que seja o melhor, mas porque é o mais semelhante ao Loomio. Continua a ser uma plataforma aberta ao público, sem criar conta. Qualquer pessoa com o link pode ter acesso, e qualquer pessoa com conta pode comentar.

A mais-valia em relação ao Loomio é a separação por temas de conversa. Por exemplo, se fosse necessário separar a discussão para a equipa de redes sociais, podia ser criado um canal para tal, e dentro desse canal seriam criados os tópicos de discussão.

Como grande desvantagem é a ausência de app. O que torna as vantagens em relação ao Loomio algo reduzidas.

Slack

✅Vantagens:

  • App mobile e desktop

  • Plataforma muito utilizada em meio empresarial, e portanto bastantes pessoas usam.

  • Divisão de conversas por temas (ex: #design, #redes-sociais, #legislativas2019)

  • Possibilidade de responder directamente a um chat criando tópicos. (Embora seja necessário alguma disciplina para isto acontecer)

  • Possibilidade de adicionar integrações e bots.

❌Desvantagens:

  • Limites na versão gratuita — Apenas temos acesso às últimas 10 mil mensagens.

  • Necessária conta para ver o conteúdo

O Slack é a plataforma com que a maior parte das pessoas trabalha em ambiente empresarial, e portanto há bastantes pessoas que sabem como funciona.

Existem várias comunidades que usam o Slack para discussão pública. No entanto, é sempre necessário criar uma conta. A maior limitação, no entanto, é só ter acesso às últimas 10 mil mensagens na versão gratuita. Daí que algumas das comunidades anteriores tenham migrado para o Discord.

O essencial neste tipo de plataformas é separar os temas o melhor possível. Por exemplo, criar canais de discussão para discussão geral (#reuniões, #recrutamento, #sugestões, #onboarding, ... ), canais para equipas específicas (#desenvolvimento, #design, #redes-sociais, ... ), e canais para projectos específicos (#questionário-abstenção, #plataforma-legislativas, #videos).

Discord

✅Vantagens:

  • App mobile e desktop

  • Praticamente idêntico ao Slack. Todas as features do Slack também se aplicam ao Discord.

  • Não tem limite de mensagens como tem o Slack.

  • Tem canais de Voz (talvez para reuniões, em vez do zoom?)

  • Várias formas de moderação. Possibilidade de criar roles.

❌Desvantagens:

  • Ao contrário do Slack, não tem tópicos. Apenas chat.

  • Necessária conta para ver o conteúdo

Fácil de usar para quem já usou Slack. Embora tenha sido criado apontando para gaming, o Discord é praticamente igual ao Slack. Até o próprio aspecto da interface é semelhante.

As funcionalidades são praticamente as mesmas, exceptuando a possibilidade de criar tópicos. Acho que as ferramentas de moderação são melhores e podem-se criar canais de voz onde toda a gente pode entrar (talvez útil para reuniões).

A maior diferença para o Slack é que todas as mensagens são acessíveis, no plano gratuito. Mas é necessário conta para conseguir ler.

Tal como no Slack, é fundamental aqui dividir ao máximo os temas das conversas para não misturar tudo no mesmo sítio.

WhatsApp

✅Vantagens:

  • App mobile e web app

  • Virtualmente todos sabemos usar, todos teremos instalada no telemóvel.

❌Desvantagens:

  • Não é feito realmente para usar em equipas de trabalho

  • Partilha de imagens, documentos, e posts importantes é perdida, sem hipótese de fazer pin.

A maior vantagem do WhatsApp é que toda a gente usa. Todos sabemos como funciona e portanto a barreira de entrada é zero.

No entanto, não é a plataforma mais fácil de gerir para grupos grandes. Acho que apenas funcionaria se não fosse necessário separar temas. Ou seja, como complemento ao Loomio, em equipas pequenas, como já tem vindo a acontecer. No entanto, se for preciso contactar pessoas de fora das equipas, torna-se bastante difícil e começam a existir "bolhas" de conversação que podem trazer dificuldades em saber o que se passa com o projecto por inteiro.

Também não existe possibilidade de fazer pin a mensagens importantes ou documentos, para encontrar no futuro.

Outras plataformas semelhantes (facebook messenger, telegram, ... ) têm os mesmos problemas no geral, portanto incluem-se aqui.

Outras plataformas

Rocket.chat

Parece praticamente igual a Discord e Slack, mas open source. No entanto, parece mais imaturo em termos de desenvolvimento (principalmente quanto às apps mobile), e não acrescenta nada que o Slack e Discord não façam.

Gitter.im

Também não conheço bem. Parece mais virado para desenvolvimento open source, com actividade em tempo real de merge requests, etc. Parece mais ideal para ter ligado a um repositório e discuti-lo com quem está a trabalhar nele.

Para concluir:

Acho que o que se perde com transparência — por ter de criar conta — ganha-se em produtividade. Acredito que o que pode trazer mais pessoas para o projecto é fazer projectos novos relevantes, e para isso quanto menos dificuldades na comunicação, melhor.

Mas isto não se resolve apenas com uma nova plataforma. Implica um maior esforço da nossa parte em termos de organização e documentação. Mas principalmente, implica um maior esforço de onboarding. Cada vez que alguém se mostrar para ser voluntário, devíamos acompanhar essa pessoa e indicá-la para possíveis áreas de interesse. Acho que este é um dos principais problemas que podem afastar pessoas. Mas isto também é outro tema para discutir à parte.

Ideias, sugestões, comentários, insultos? Estão à vontade! 😎

BF

Bruno Filipe Fri 29 Nov 2019

"Acho que o que se perde com transparência — por ter de criar conta — ganha-se em produtividade. Acredito que o que pode trazer mais pessoas para o projecto é fazer projectos novos relevantes, e para isso quanto menos dificuldades na comunicação, melhor."

Subscrevo!

IR

Ines Rosete started a poll Fri 29 Nov 2019

Qual/quais o(s) canal/canais que preferimos? Closed Sun 8 Dec 2019

Depois deste excelente resumo do @Francisco Frutuoso votem pf nesta poll até segunda-feira para fecharmos este tema de comunicação na reunião de terça-feira. 👊

10 - Loomio
0 - Spectrum
4 - Slack
11 - Discord
4 - WhatsApp
1 - Rocket.chat
0 - Glitter.im
👤

Anonymous Fri 29 Nov 2019

Discord

👤

Anonymous Fri 29 Nov 2019

Rocket.chat

👤

Anonymous Fri 29 Nov 2019

Slack

👤

Anonymous Fri 29 Nov 2019

Discord

👤

Anonymous Fri 29 Nov 2019

Discord

👤

Anonymous Sat 30 Nov 2019

WhatsApp
Loomio
Discord

👤

Anonymous Sat 30 Nov 2019

Loomio
Discord

👤

Anonymous Sat 30 Nov 2019

Slack

👤

Anonymous Sat 30 Nov 2019

Slack

👤

Anonymous Sat 30 Nov 2019

Discord
Loomio

👤

Anonymous Sat 30 Nov 2019

Loomio
Discord

👤

Anonymous Sat 30 Nov 2019

Loomio
Discord

👤

Anonymous Sun 1 Dec 2019

Slack
Loomio

👤

Anonymous Sun 1 Dec 2019

WhatsApp

👤

Anonymous Mon 2 Dec 2019

Discord
Loomio

👤

Anonymous Sat 7 Dec 2019

Discord
WhatsApp
Loomio

👤

Anonymous Sat 7 Dec 2019

Loomio
Discord

👤

Anonymous Sun 8 Dec 2019

Discord

👤

Anonymous Sun 8 Dec 2019

WhatsApp
Loomio

LS

Luís Silva Sat 30 Nov 2019

Fantástico feedback @Francisco Frutuoso 👏

Na reunião também se falou em ter várias plataformas. A ideia seria ter uma para real-time communication e outra para ter as cenas de forma mais duradoura e tomar decisões. Esta abordagem também tem os seus problemas que não vou aqui detalhar, apenas queria trazer esta visibilidade.

Contudo, lembrei-me de uma coisa. Vamos assumir que se vai para uma plataforma tipo Slack ou Discord, como é que se faz lá threads como esta para discutir e tomar uma decisão? Vamos criar um channel para cada discussão / votação?

NC

Nuno Carneiro Sat 30 Nov 2019

Exacto Luís, importante realçar: podemos usar várias plataformas (por exemplo Loomio + plataforma de chat)

FF

Francisco Frutuoso Sun 1 Dec 2019

@Luís Silva , é um bom ponto de discussão, e não seria fácil de resolver.

Acho que pode haver duas abordagens:

  1. Criar um canal de #votações, onde crias uma poll e ninguém pode comentar, apenas votar.

  2. Criar mesmo um canal para cada discussão.

  3. Manter as duas plataformas. Isto implica uma grande disciplina em reservar tudo o que seja discussão para o Loomio, e usar o chat apenas para "operacionalizar".

LS

Luís Silva Tue 3 Dec 2019

Penso que #2 não seria muito útil, vejo que rapidamente teríamos uma confusão enorme de canais.

Relativamente ao #1 IMO penso que é algo que pode ficar no Loomio, levando então ao #3.

LS

Luís Silva Sat 30 Nov 2019

Já agora é só a mim que quem votou aparece como Anonymous?

IR

Ines Rosete Sat 30 Nov 2019

A poll é anónima para não se influenciarem uns aos outros mas no final os nomes são público.

RH

Renata Henriques Sun 1 Dec 2019

sinto que este tópico ainda não resolve o tema num todo.

muito obrigada pela síntese @Francisco Frutuoso e pelo arranque da discussão!!!

a meu ver está a faltar a parte de gestão de tarefas e por isso votei no Whatsapp.

acho que para real time seria uma boa solução, sinto que qualquer outra plataforma que adicionemos nos vai sugar para lá e não nos vai deixar espaço para complementar com outras, mas ao mesmo tempo não são suficientes em si mesmas. Exemplo: uma discussão como esta, será que funcionaria no Discord ou no Slack?

Haver um grupo com todos no whatsaap e cada equipa / projecto poder criar o seu grupo parece-me que nos envolveria mais enquanto comunidade, deixando espaço para utilizarmos apps/serviços complementares.

o Loomio enquanto arquivo e plataforma de discussão.

e uma terceira para gerir os projectos / tarefas - onde pudéssemos aceder a tudo em que os diferentes grupos estão a trabalhar - exemplos: Trello, clickup (conheci há pouco tempo ainda não testei em equipa);

LS

Luís Silva Tue 3 Dec 2019

Concordo com ter algo para organizar tarefas. Diria que nesta fase que cada node / grupo de trabalho deve usar o seu e depois ver se converge. Isto implica ter um documento agregador que aponta para os vários urls

NC

Nuno Carneiro Sun 1 Dec 2019

Obrigado pelo input Renata!

A minha opinião sobre o Whatsapp: realmente é bom porque todos já usamos mas é dificil gerir conversas lá e um pouco mais intrusivo que as alternativas

Neste momento estou mais inclinado para Loomio + Slack ou Loomio + Discord (o Discord parece melhor mas acho que é capaz de ser mais fácil chamar pessoas no Slack)

A ideia de usar outra ferramenta como o Trello para gerir as tarefas também é boa. Sugeria experimentarmos várias em equipas diferentes e depois logo vemos o que funciona

NC

Nuno Carneiro Sun 8 Dec 2019

Obrigado outra vez Francisco pelo excelente levantamento de opções e a todos os que contribuíram para a discussão.

A opções mais votadas foram Discord e Loomio, por isso a decisão na reunião foi de continuar a usar o Loomio para as conversas mais estratégicas mas usar também o Discord para as coisas mais do dia-a-dia.

Mais do que a plataforma que usamos, o sucesso vai sempre depender do nosso empenho em manter boa comunicação entre a equipa :)

Bem-vindos ao nosso nosso canal no Discord: https://discord.gg/kaysNDy