Loomio
Tue 5 Jul 2016

Processus de prise de décision d'Open Food France

MB
Myriam Bouré Public Seen by 43

Quels enjeux peuvent être mis en débat :

  • Tous les enjeux "importants" doivent être mis en débat.

  • Pour les enjeux sur lesquels il est simple de revenir, il vaut mieux avancer sans demander la permission, mais informer autant que possible les membres via Loomio, afin que l'on puisse créer le débat et si besoin d'une décision formelle, la lancer sur Loomio a posteriori. Il ne faut surtout pas bloquer la prise d'initiative ! Chacun est libre d'entreprendre, à nous ensuite de gérer les tensions qui pourraient émerger des prises d'initiatives.

  • Pour les conflits liés à des individus, le mieux reste les discussions avec les personnes concernées durant les moments de convivialité (diners, apéros), en utilisant la communication non violente. Si cela ne se règle pas par des échanges humains et joue sur l'ambiance du projet, ce processus pourra être utilisé.

"Travailler dans l'organisation" vs "travailler sur l'organisation"

Nous faisons la différence entre des enjeux qui relèvent de "travailler dans" (= sur les activités opérationnelles de l’association, les tâches quotidiennes de communication,etc.) et "travailler sur" (= la construction de l'organisation Open Food France, comment nous prenons les décisions, quels processus organisent notre faire ensemble).

  • Les décisions relevant de "travailler dans" sont prises par "consentement mou" sur le forum de discussion. Des personnes non-membres de l’association peuvent aussi y participer. 

  • Les décisions relevant de "travailler sur" sont prises par consentement simple (consentement de ceux qui s'expriment) sur Loomio, méthode inspirée de la sociocratie.

Organisation du débat

1 - Pour faire avancer un enjeu concernant l'organisation Open Food France il faut inviter à une première proposition en ligne :

  • Reporter l'enjeu du débat sur ce loomio. Ce sont des faits qui seront exprimés en veillant à ne pas émettre d'évaluation ou de jugement sur les autres sur les principes de la communication non violente, qui favorise la compréhension plutôt que l'autodéfense. Vous pourrez y exprimer vos sentiments, vos besoins, et émettre des demandes. Autant que possible, une discussion en présentiel, soit par un regroupement physique soit via un outil de réunion en ligne, permettra à chacun de s'exprimer de façon plus fluide. Si possible, ces réunions seront enregistrées et partagées dans le fil de discussion pour alimenter le débat.

  • Dès que la discussion a permis de faire émerger une proposition, lancer une proposition en ajoutant une date de fin de vote sur la proposition. Le minimum de temps nécessaire pour qu'une proposition soit validée est de 72 heures. La personne à l'origine d'une proposition est en charge de faciliter le débat.

  • Choisir l’option “informer les membres d’Open Food France par email” lors du post initial sur Loomio pour que tous les membres ayant accepté d’être notifiés soient au courant de la mise en débat de l’enjeu concerné et puissent y participer.

La validation des propositions se fait par consentement. Si personne n'objecte ("blocage” sur Loomio) au bout du temps proposé, la proposition est validée.

S'il y a un ou plusieurs votes "blocage", le facilitateur doit faciliter le débat autour de l'objection et, si nécessaire, essayer d'amender sa proposition pour lever les éventuelles objections. Dans l'idéal, un débat en présentiel (ou sur un espace de réunion en ligne) pourra être proposé pour définir collectivement une nouvelle proposition. Voir pour cela l'étape 2.

Attention, tout "blocage" doit être argumenté, assorti d’une proposition de solution, et la personne qui objecte s’engage à contribuer à la mise en place, le cas échéant,  d’une solution alternative ; cela afin d’éviter les blocages intempestifs ou dénués de fondement. .

On différencie ce qui est un avis “contre” et un avis “blocage”, comme Loomio le permet (pouce à l'envers ou main rouge). Si c'est contre, cela veut dire que la personne ne souhaite pas prolonger le débat, et qu'elle accepte pouvoir vivre avec la solution proposée, même si elle n'est pas d'accord. L'utilisation du signe “blocage” force quant à lui à passer par un débat pour trouver une nouvelle solution et aller chercher un consentement.

2 - Si l'on en arrive à avoir besoin d'un débat en présentiel (lieu de réunion physique ou en ligne), celui-ci doit être annoncé et facilité. Il permet de réfléchir ensemble à des solutions qui peuvent convenir à tous, en sortant de la dualité.

Pour organiser un débat en présentiel, il faut choisir une date (si possible en semaine en fin d'après midi pour permettre à ceux qui ont un emploi d'y assister), avec le temps nécessaire pour en parler (ex : 30mn/1h).

  • Il faudra alors écrire un message dans la discussion Loomio et notifier les membres pour prévenir de l'heure et du temps et donner le lien pour la réunion dans le cadre d'une discussion en ligne. Puis faire une relance 3 jours avant (si possible avec une invitation calendrier) et noter dès que possible l'heure et le sujet du débat sur le calendrier partagé Open Food France, accessible aux membres contributeurs actifs.

  • Une personne a le rôle de facilitateur. Elle pourra faire tourner un bâton de parole, ou utiliser une méthode de communication gestuelle pour des débats collectifs, ou encore toute autre méthode de facilitation permettant à chacun de s'exprimer.

  • Une personne prend des notes sur l'outil choisi (un pad, un fichier partagé sur Google Drive, ou directement sur Loomio) afin de compléter les discussions déjà présentes sur la page Loomio.

Suite à ce débat, la proposition est renouvelée en ligne, après mise à jour de la discussion avec l'échange réalisé durant le débat.

Le choix des solutions se fait alors toujours par consentement (il faut que personne n'émette de blocage).

Si aucune décision par consentement n'émerge, on peut redonner du temps si tout le monde est d'accord, ou relancer les discussions en ligne et proposer un nouveau débat en présentiel.

3 - Dans le cas d'une incapacité de consentement, et après 3 tentatives de débats infructueuses, une prise de décision avec un vote au 2/3 pourra être réalisée sur Loomio et annoncée comme telle sur Slack. Seuls les membres actifs tel que défini dans le règlement peuvent voter. Dans le cas d'un vote, une fois la décision prise, un délais de 3 mois sera imposé avant de pouvoir soumettre un nouveau vote (sauf consentement de tous les participants au vote à relancer un vote)


Compléments

Note 1 - Celui qui lance la proposition se charge d'organiser le débat si il y a un blocage. Si ce dernier ne le fait pas, toute personne du collectif Open Food France, ou le lanceur de l'objection peut lancer l'organisation du débat. Si la personne ayant proposé une objection n'était pas là au débat, son objection ne sera pas tenue d’être prise en compte.

Note 2 - Toute décision par consentement peut être remise en question à tout moment sur tout ou partie de la décision.

Note 3 - Suite à une prise de décision autour d'une nouvelle solution, il faut fêter ça :-) Si possible se retrouver pour un verre ou un dîner. Le fait que les contributeurs ne vivent pas tous dans la même ville n'aide pas, mais faisons au mieux !

MB

Myriam Bouré started a proposal Fri 3 Mar 2017

Approbation de la version en cours du processus de prise de décision Closed Tue 7 Mar 2017

Même proposition que pour la charte :-) Êtes-vous d'accord pour adopter ce processus de prise de décision ? (jusqu'à ce qu'on en propose une nouvelle version ;-))

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7 people have voted (38%)
GN

Gilles Nollet
Agree
Sat 4 Mar 2017

Essayons comme ça

SS

Simon Sarazin
Agree
Tue 7 Mar 2017

A affiner à l'usage bien sûr, mais c'est une superbe première base pour avancer sereinement !

MB

Myriam Bouré started a proposal Tue 8 Jun

Nouveau processus de prise de décision Closed Mon 21 Jun

L'Assemblée Générale des membres valide le nouveau processus de prise de décision de l'association Open Food France.

Agree - 5
Abstain - 0
Disagree - 0
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5 people have voted (9%)