Loomio
Fri 23 Dec 2016 4:59PM

Usage et facturation de la salle de réunion

SS Simon Sarazin Public Seen by 431

Enjeu : Prix de la salle de réunion

Actuellement :

Salle de réunion
Tarifs de la salle de réunion Tarif à l'heure Location demi-journée Location journée
1 à 5 personnes 10 35 70
Groupe de 6 à 10 pers 20 70 140
Plus de 10 personnes 30 105 210

Pour les membres de la Coroutine, location à l'heure gratuite et réservation d'une demi-journée ou d'une journée à -50 %. Utilisation à libre si pas de réservation.

Enjeu : Facturation de la salle

*Personne ne vérifie que quelqu'un a payé lorsqu'il utilise la salle de réunion. C'est très difficile de le faire si une facture n'a pas été émise. *

*Proposition validée actuellement pour la facturation des usages payants : *
* Paiement obligatoire avant d'utiliser la salle de réunion. Possibilité d'annuler une facture si il y a un souci à expliquer assez clairement.

** Autres propositions à valider si besoin, ou à mettre en place, ou juste là pour garder en trace**
* [A mettre en place par qui le souhaite] Tester la facturation obligatoire avant validation, ce qui évite d'avoir à demander de payer. Cela demande une amélioration du processus sur odoo. Voir avec Martin.
* [A mettre en place par qui le souhaite] Avoir une relance automatique de la facture
* [A mettre en place par qui le souhaite] Lors des temps du midi une fois par semaine, faire la mini comptabilité
* Demander le numéro de réservation -> pour vérifier que ceux qui rentrent dans la salle on déjà payé. Cela semble trop lourd à gérer : Une fois sur deux les gens vont oublier de le reporter sur leur paiement.

Enjeu : Prix libre de la salle de réunion

Quels acteurs peuvent utiliser la salle à prix libre ?

Proposition en place actuellement pour les usages à prix libre :
* Utilisation de la salle de réunion avec un fonctionnement à prix libre pour les acteurs à but non lucratif.

** Autres propositions à valider si besoin, ou à mettre en place, ou juste là pour garder en trace **
* [A mettre en place par qui le souhaite] Améliorer la communication : Pour les mise à dispo, rappeler dans chaque mail que c'est à prix libre et pas gratuit (quitte à expliquer les charges que l'on a comme EDF à 200€).
* [A proposer en validation] : Usage à prix libre seulement si la rencontre est gratuite, ouverte à tous et communiquée comme tel. Peu importe si la structure morale est une entité commerciale ou non.

Enjeu : Usage de la salle de réunion pour les coworkers

Mieux clarifier la manière d'utiliser la salle de réunion pour les coworkers. Aujourd'hui c'est rarement clair.

Proposition validée actuellement pour les coworkers :
Pour les membres de la Coroutine, location à l'heure gratuite et réservation d'une demi-journée ou d'une journée à -50 %. Utilisation à prix libre si pas de réservation.

** Autres propositions à valider si besoin, ou à mettre en place, ou juste là pour garder en trace **
* [A mettre en place par qui le souhaite] Améliorer la communication sur l'usage de la salle de réunion. Beaucoup de membre ne savant pas qu'il y a un tarif préférentiel, voir un prix libre si pas de réservation.

SS

Poll Created Thu 2 Mar 2017 12:32PM

Passer de "fonctionnement à prix libre pour les acteurs à but non lucratif" à "actions à but non lucratif, dès lors que ces rencontres sont ouvertes à tous et que l'organisation soit autogérée" Closed Thu 9 Mar 2017 12:02PM

Proposition d'écrire cela "Utilisation de la salle de réunion avec un fonctionnement à prix libre pour les actions à but non lucratif, dès lors que ces rencontres sont ouvertes à tous et que l'organisation soit autogérée, c'est à dire : accueil des gens, installation des chaises et remise de la salle dans sa config initiale en partant, nettoyage le cas échéant."

C'est inspiré du fonctionnement de Mutualab.

Results

Results Option % of points Voters
Agree 100.0% 7 SS AM C C G CL CT
Abstain 0.0% 0  
Disagree 0.0% 0  
Block 0.0% 0  
Undecided 0% 50 GL FL B LV HML VC B FL JH MG V EB( G S GL PH S MR L SP

7 of 57 people have participated (12%)

SS

Simon Sarazin
Agree
Thu 2 Mar 2017 12:33PM

C'est ce que je pratique actuellement quand j'autorise des acteurs à utiliser la salle à prix libre.

G

gregory Thu 9 Mar 2017 9:52AM

pour la communication claire, le voulais faire des petits dessin ou bd pour expliquer le fonctionnement.

G

gregory Thu 9 Mar 2017 9:52AM

(comme pour les enfants :) )

SS

Poll Created Mon 15 May 2017 10:10AM

Modifier tarif affiché pour les membres de La Coroutine Closed Sun 21 May 2017 10:01AM

Aujourd'hui, nous avons cela d'affiché sur le wiki " Pour les membres de la Coroutine, location à l'heure gratuite et réservation d'une demi-journée ou d'une journée à -50 %".

Cela n'a pas trop de sens puisque l'on devient membre automatiquement. Je propose que l'on mette ce tarif réduit seulement "pour les membres actifs" (ceux qui rentrent dans ces critères ici : https://www.loomio.org/d/TEs1CtZm/droit-et-d-finition-du-membre-contributeur-actif-).

Results

Results Option % of points Voters
Agree 85.7% 6 SS AM EB( G G AG
Abstain 14.3% 1 DU
Disagree 0.0% 0  
Block 0.0% 0  
Undecided 0% 50 GL FL B LV HML VC B FL C JH MG V S GL C PH S MR L SP

7 of 57 people have participated (12%)

SS

Simon Sarazin
Agree
Mon 15 May 2017 10:12AM

Ce sera plus clair que ce qui est noté actuellement. Peut-être qu'il faudra affiner aussi suite à ça ce qu'est un membre actif

G

gregory
Agree
Tue 16 May 2017 11:53PM

j'aime bien le fait qu'elle reste à usage discret quand elle est libre (même si je ne l'utilise jamais)