(AG Permanente 2022) - Rapport moral et rapport financier - Échange le vendredi 10 juin à 13h

Bonjour à tous !

Il est temps comme chaque année de faire un petit bilan de l’activité et des réflexions de l’association, et d’ouvrir par la même occasion les décisions relevant de l’Assemblée Générale Permanente concernant l’exercice 2021.

Nous avons synthétisé l’année écoulée dans nos deux documents bilans annuels :

• Le rapport de gestion https://drive.google.com/file/d/1Q1O8FRx8FDVYYB4MbwI2yonoYp9wIsD1/view?usp=sharing

  Il comporte les informations sur les activités et les adhérents de l’association

• Le rapport financier : https://drive.google.com/file/d/1BPt8vDHs2VBoOWleEmg2FdBpYkNfRwsM/view?usp=sharing 

Vous pouvez en prendre connaissance, ils vous seront utiles pour le consentement que nous vous demanderons sur la validation des comptes de l’association :-)

Nous vous proposons un temps d’échange par visioconférence pour discuter de tout ça, avant de lancer des propositions formelles sur ce fil pour valider par consentement les décisions relevant de l’AG le vendredi 10 juin de 13h à 14h, ici : https://us06web.zoom.us/j/86501976344?pwd=WE54NGNReFpwSWdVVkIvbWR1NEVZZz09 ID de réunion : 865 0197 6344, Code secret : 029894. Vous pouvez aussi participer par téléphone au +33 1 8699 5831.

### 1- Validation des comptes et affectation du résultat de l’année

Comme tous les ans, dans le cadre de cette AG permanente en ligne, nous allons vous demander lors des temps de décision par consentement de valider les comptes et d’affecter le résultat, négatif cette année à hauteur de 81 648 €, au report à nouveau. 

Ce résultat négatif s’explique par la mise en place dans notre comptabilité des “fonds dédiés”, clarifiant l’affectation des fonds restant sur notre compte en banque à des projets. Cela vient donc équilibrer le résultat fortement positif de l’an dernier, et ramener les réserves à 19K€, ce qui est logique pour une association qui n’a pas pour objet de faire des bénéfices. 

Les fonds dédiés consistent à retirer du montant excédentaire restant les fonds affectés à des projets non encore complètement réalisés, ces fonds ne constituant donc pas un bénéfice, car ils sont en attente d’utilisation pour un projet en cours.

### 2- Recrutement de Clémence, Samuel et Filipa en tant que salariés à temps partiel

Nous avons obtenu fin 2021 une subvention de la Mairie de Paris de 40K€ (dont 30K€ pour les activités de documentation de l’association et 10K€ pour Data Food Consortium), par contre cette subvention subvention publique est conditionnée au fait que nous rémunérions des salarié.e.s (en interne, pas en CAE… nous avons tenté !)

Aussi, nous recevons des fonds au titre de notre participation au RMT Alimentation Locale (regroupement d’une cinquantaine d’acteurs de la recherche, de la formation et de l’enseignement autour de la question du développement des circuits courts). Le financement public du RMT limite aussi les dépenses de “prestataires”, et doit normalement rémunérer en priorité du salariat au sein des structures participantes. Nous recevons tout de même 13K€ du RMT pour 2021-2022, et notre contribution va se renforcer sur les mois qui viennent, notre budget passant sur l’ensemble du projet à 45K€ (jusqu’en 2024).

Ces deux raisons font que nous avons organisé le recrutement de Clémence et Samuel, qui portent déjà l’activité de l’association depuis 1 an (mais en indépendants avant) pour en tout un équivalent à 1 ETP et souhaitions faire valider cette décision par l’Assemblée Générale.

Ils sont tous deux recrutés en CDI, la gestion de la paie et des formalités étant déléguée à Assisteapaie. Ils sont rémunérés sur un équivalent temps plein à 2000€ net mensuel ce qui n’est pas très élevé mais malheureusement, la norme dans nos secteurs de l’économie sociale et solidaire. Nous avons pris en compte les coûts afférents dans le budget prévisionnel (voir plus loin).

Cela implique l’adhésion à Uniformation pour la formation professionnelle obligatoire, et au service de médecine du travail. Et aussi la souscription d’une mutuelle d’entreprise, et la rédaction d’une “décision unilatérale de l’entreprise instituant une mutuelle” (dont nous soumettons ici le projet à la validation de l’Assemblée Générale : https://docs.google.com/document/d/1_bAlmo-NIxP3yHvx9s4FFDTK5frGgwUoqxgzygGgwts/edit?usp=sharing). Cette DUE est assez classique, nous avons souscrit la Mutuelle Harmonie Mutuelle, une offre de base, uniquement pour Samuel car Clémence est déjà couverte par son autre emploi salarié à temps partiel.

Nous recrutons également Filipa Lopez, une femme portugaise du réseau Open Food Network global, pour la coordination des contributions d’Open Food France au projet européen Divinfood, qui a été remporté par le consortium piloté par l’INRAE. Ce projet européen va permettre de développer dans le logiciel libre OFN des fonctionnalités de traçabilité de la chaîne d’échange d’un produit. Open Food France porte aussi la tâche de “dissémination/communication” du projet. Les fonds doivent être utilisés sur des postes salariés pour la tâche de coordination de la communication/dissémination, et plus globalement la coordination de nos contributions. Filipa a déjà l’expérience du pilotage de projets européens, et participe depuis plusieurs mois bénévolement à Open Food Network. Nous avons donc proposé de la recruter à mi-temps pour une durée de 5 ans, donc en CDI, à compter du 1er juin 2022. Son poste est intégralement financé par le budget du projet européen. Elle est rémunérée sur une base comparable aux autres contributeurs du réseau Open Food Network global payés par Open Food France, soit 700€ en coût mensuel pour l’association pour 1 jour de travail par semaine. 

Myriam Bouré qui a initié l’association en 2016 se retire du projet, engagée maintenant sur des questions d’évolution de l’éducation depuis la naissance de sa fille. Rachel Arnould se retire également, se concentrant dorénavant sur CoopCircuits. Les personnes du quotidien évoluent mais l’association continue à se développer et est de plus en plus reconnue dans l’écosystème, ce qui est un signal positif pour la pérennité du projet collectif !

### 3- Budget et répartition en activités

L’association gère désormais 4 activités aux lignes de financement, équipes et charges distinctes :

• La partie étude, documentation, accompagnement, conseil

• DFC

• Logiciels libres

• Divinfood

Nous avons établi un budget prévisionnel par activité, accessible sous ce lien : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1stUNbmlzn9ZYw8KHGt5_vUPNrK1lwnS9zGy1y4x6eCg/edit#gid=852384862.

Les projets DFC et Divinfood recoivent des financements de l’Ademe pour le premier et l’UE pour le second, avec dans les deux cas une partie de la subvention étant versée à la toute fin du projet. Ils versent une avance au début du projet donc pas de soucis de trésorerie pour la première année, mais nous devrons trouver des solutions de trésorerie pour les années suivantes. Les conventions étant signées, il est assez courant d’obtenir un prêt bancaire pour financer la réalisation en attendant le versement de la subvention. 

Il est temps de passer à un suivi comptable plus professionnel au vu de la complexification de l’activité. Nous sommes en cours d’identification d’un cabinet comptable pour que les comptes 2022 soient tenus (Myriam sortant de l’opérationnel, et personne dans l’équipe n’ayant de qualification comptable, nous pensons confier la tenue comptable également), revus et certifiés par un expert comptable. Cela rassurera aussi les financeurs.

### 4- Pistes d’évolution pour l’association

L’année écoulée permet de préciser notre positionnement dans l’écosystème de l’accompagnement et du soutien au développement des circuits courts. Nous voyons deux grandes orientations se dessiner, qui pourrait d’ailleurs s’articuler :

• Tout d’abord, l’association pourrait devenir comme une interprofession des organisateurs de circuits courts : une entité à leur service, qui creuse les sujets qui posent problèmes (recherche action, guides et modèles pour faciliter l’opérationnel au quotidien), nourrit les prises de recul des acteurs, accompagne les porteurs qui se lancent ou souhaite faire évoluer leur activité, négocie éventuellement des solutions qui répondent à leurs besoins, etc. L’association continue ainsi à apporter l’accompagnement pas à pas à chaque étape de la vie d’un circuit court.

• Aussi, nous sommes identifiés dans l’écosystème comme ayant une expertise particulière sur la question du rôle du numérique dans le fonctionnement et le développement des circuits courts, et sommes régulièrement sollicités pour des études, interventions, etc. Ce positionnement est renforcé par nos actions en lien avec la communauté globale Open Food Network autour du développement de logiciels libres au service des circuits courts.

A voir dans le développement si nous parvenons, avec les énergies humaines qui portent le projet, à porter ces deux axes, ou si l’un d’entre eux se dégage plus particulièrement !

### 5- La liste des membres du bureau collégial

Cette liste est composée de membres contributeurs actifs volontaires pour y figurer. 

Le collège est aujourd’hui composé de :

• Myriam Bouré 

• François Turbelin 

• Rachel Arnould 

• Guillaume Haelewyn 

Avec le transfert de l’activité de plateforme à la SCIC CoopCircuits, et le lien qui continue d’exister entre les deux structures du fait de l’appartenance au même réseau Open Food Network, il est important, pour ne pas pouvoir remettre en cause l’intérêt général de l’association, de séparer les gouvernances des deux structures, donc qu’on ne puisse pas décider à la fois pour l’une et pour l’autre partie. Ainsi, les membres du bureau collégial de l’association ne peuvent pas être mandataire de la SCIC CoopCircuits. Idéalement, et pour éviter toute ambiguïté, ils ne peuvent pas faire partie du conseil de coopération de CoopCircuits. Les 4 membres actuels sont ou vont être mandataire de CoopCircuits ou faire partie de son conseil de coopération. L’association doit donc renouveler son bureau. 

C’est l’occasion de constituer un bureau qui pourra refléter les nouvelles activités / orientations de l’association, dans sa dimension études, et dans une dimension de l’ordre d’une interprofession des circuits courts.

Ainsi, nous avons sollicité un certain nombre de personnes qui nous semblent avoir l’expérience et un regard utile pour les réflexions stratégiques de l’association, et vous proposons de valider le bureau suivant :

• Juliette Peres, directrice de FabLim, très engagée sur le développement des circuits courts alimentaires

• Gentiane Gastaldi, cofondatrice du circuit-court de distribution AixtraBio, consultante gestion de projets environnement/développement durable chez Gingko 21.

• François Poisbeau, co-fondateur et gérant du resto-bar-épicerie La Grande Barge, et du circuit-court de distribution Micromarché, à Nantes.

Si d’autres contributeurs actifs souhaitent faire partie du  bureau, n’hésitez pas à vous exprimer pour que l’on vous ajoute !

### 6- Délégation de pouvoir de signature sur le compte en banque

Aujourd’hui, Myriam et Rachel gèrent le compte en banque.

Rachel sort des activités de gestion de l’association pour se consacrer à CoopCircuits, et Myriam achève sa sortie progressive des activités qu’elle a impulsées et gérées ces dernières années, mais restera en support quelques temps pendant la passation de ses activités. L’association va souscrire une prestation comptable pour la tenue des comptes. Pour l’opération du compte en banque (règlements, etc.) nous proposons de désigner Clémence Berlingen, coordinatrice de l’association, et de conserver Myriam Bouré comme signataire jusqu’au recrutement d’un.e assistant.e de gestion qui pourra prendre en charge le paiement des factures et éventuellement la tenue comptable.