Loomio
Mon 16 Jan 2017 5:27PM

[it-squad] - about emails @pirateparty.be (mailboxes, forwards, mailing-lists)

TF Thierry Fenasse Public Seen by 41

The situation

Our mails are hosted at Infomaniak and it costs now 120€ / year. They invites us to upgrade because their old tools are evolving. It is not mandatory but for instance, the antispam filter is not working nicely.

Until now they provided a single fee for multiple services and they are evolving to a «on demand price/service».
(I suppose that one day or another we will have to upgrade or change)

We use them mainly for our emails @pirateparty.be.

The website, the wiki and some other old tools are hosted by Hetzner.

The Upgrade Proposal

Is to agree to the upgrade and optimize our usage but it will cost us probably more then 120€ / year.

The Do It Yourself Proposal

Is to implement our own mail server+webmail+imap+antispam+antivirus+backup and ask our current @piratepaty.be mail users to migrate their mailboxes or keep a copy for and by themslef. This may ask more human resources, time and discussions and probably not less money neither.

  • For an it-squad it is a nice chalenge and probably a long discussion about the tools. :construction_worker_tone1:

The idea is to evolve to one of those two Proposals and find a concensus about it if possible.

PI

Patrick Installé Mon 16 Jan 2017 7:21PM

Is those option not over-engineering ?
Do https://www.ovh.com/fr/produits/mxplan.xml (100 mx) not enough ?

TF

Thierry Fenasse Mon 16 Jan 2017 8:55PM

And its a one time fee ??? (see the last line of the joinel table) :astonished:

If we change the provider, we still have to tell every users
* to backup their current mailbox,
* use new server settings (Incoming / Outgoing),
* use a new password (that we will have to send and ask them to change)

But for the soooo small fee and if we have POPs / IMAPs / SMTPs and an HTTPs webmail, why not *(except that it's Ovh :tongue: )?

I'll test on one of my domains in the next days.

PD

Pascal Dk Mon 16 Jan 2017 9:34PM

If Web4All can be a solution, I'm ok to pay for one year (the "zen" offer).
If we can have more people on this fundrising, I'm defintely ok to participate in the "Premium" offer.

Web4All offers :
https://www.web4all.fr/hebergements.html

(the "Premium" offer at Web4All is 50% cheaper than the new rates on Infomaniak - just saying)

TF

Thierry Fenasse Tue 17 Jan 2017 7:06AM

I like the idea of Web4All for the association profile.
Zimbra proposed as a webmail is something I like too. More if we can use sharing functionalities between users. Compared to OVH, we are sure to have a nice webmail, pops, imaps, and probably smartbidules synchronization thanks to the Zimbra proposal.
Compared to the current mail hosting, this would be an improvement.

V

Vincent Tue 17 Jan 2017 8:32PM

Sounds good.

H

HgO Tue 17 Jan 2017 8:50PM

I'm good with the web4all solution as well. My personal websites are hosted by them, and I'm very happy with their technical support. They are also very transparent about the state of their network, and I can't complain about technical issues (e.g. servers down) since they are very rare.

However, if we are going towards this solution, we should consider using the servers as well ;) This could host simple services, such as wordpress websites or something.

Migration would be simple in my mind : we send an email to every user, explaining that we will change our host in x days, with all the technical details. That's all, I don't see what could go wrong :D

H

HgO Tue 24 Jan 2017 9:43AM

Avant de changer d'hébergeur de mails, je pense qu'il vaudrait mieux trier les mailing lists inutilisées.

Tout d'abord, je propose de supprimer l'adresse coreteam@ppbe, puisque celle-ci n'existe plus. Il faudra donc changer les alias qui pointaient vers coreteam@ppbe, soit en les supprimant à leur tour, soit en les faisant pointer vers une autre adresse. Je vois sur le wiki que les alias suivants devront être changés: discussion, get-me-in, international, legal, membership, merchandising, press, mailchimp, twitter, wikileaks et welcome.

  • press devrait devenir une mailing list à part entière, et non un alias. Néanmoins, comme la press squad est pour le moment vide, je propose de faire un alias vers contact@ppbe (en effet, pour le moment c'est via cette adresse que les journalistes nous contactent).
  • international devrait disparaître, mais sinon elle pourrait pointer vers contact@ppbe
  • mailchimp, twitter, facebook (qui pointe vers twitter pour l'instant), trello et vimeo devraient tous pointer vers une adresse commune. Cela pourrait être service@ppbe ou web-service@ppbe, je m'en fiche un peu.
  • merchandising (et merchandise) peuvent selon moi disparaître, sauf si vous y voyez un intérêt à garder cette adresse ?
  • discussion, get-me-in et legal devront être supprimées
  • wikileaks devrait être supprimé, sauf si vous voyez à quoi cela servait ?
  • welcome et membership peuvent également être supprimées (je ne vois pas trop à quoi sert membership ? et welcome fait double emploi avec contact)

Notons également qu'il faudra penser à changer l'adresse mail utilisée pour infomaniak, hetzner, etc. (laquelle est coreteam@ppbe) pour une adresse plus adéquate (du style service ou web-service ?)

Lorsqu'on aura nettoyé tout ce bazar, je propose d'envoyer un mail automatique à toutes les mailing lists. Ce mail demandera à la liste une réponse pour savoir si elle est toujours utilisée. La réponse pourra très bien être un mail vide, peu importe. Les utilisateurs de la liste auront 15 jours pour donner leur réponse. Après ce délai, un second mail servant de rappel sera envoyé. Si après 15 autres jours, nous n'obtenons pas de réponse, la liste sera supprimée.

Voilà, qu'en pensez-vous ? :)

Let me know if you need a translation in English ;)

PD

Pascal Dk Sat 4 Feb 2017 5:31PM

La question du changement d'hébergeur est exclusivement liée à une question de thunes.

En gros : est-ce qu'on veut payer 3x plus cher pour la même chose ou pas ?
Sachant que chez Web4All on retrouve les mêmes prix (à peu près) que ce qu'on paye déjà pour les mêmes services (et que Infomaniak gonfle solidement ses tarifs)

La question des ML sera la même quelque soit l'hébergeur et n'a donc pas vraiment sa place ici...

#my2cents

H

HgO Wed 1 Mar 2017 1:18PM

Pour info : https://blog.web4all.fr/web4all-cest-termine/

Summary: Web4All (the ASBL/VZW) will be abandonned. Some of the founders want to start a new project, which would be a startup named yulPa. Nothing change for the members, at the moment.

What's important for us: It won't be an ASBL/VZW anymore, and their structure and finances might be less stable in the short run.

RVE

Renaud Van Eeckhout Tue 24 Jan 2017 7:24PM

Je prends le train en marche : quand tu parles de vérifier si les mailing-lists sont actives, ça inclut celles des crews ? Perso je dirais bien de supprimer la nôtre vu qu'on ne l'utilise plus depuis 1.000 ans mais faut que je vois avec ma crew alors. Ou alors elle est pas concernée ?

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