Loomio
Sat 30 Nov 2019

Acesso e partilha de ficheiros PPT

LS
Luís Silva Public Seen by 169

Na nossa reunião de dia 23 de Novembro concordou-se que todos os documentos PPT seriam públicos e que seria importante termos histórico das edições. Contudo, IMO isso não significa que qualquer pessoa possa editar esses mesmos documentos, assim sendo penso que o que se pretende é o seguinte (corrijam se não concordarem):

  • Todos os documentos têm de ser públicos (modo leitura);

  • Deve ser possível auditar os documentos, i.e., ver edições e quem as fez;

  • Faz-me sentido que os documentos vivam todos no mesmo sítio;

  • Conceito de pastas / hierarquias faz-me sentido para organizar os mesmo;

  • Para alguns documentos faz sentido poder-se sugerir correções / alterações (estou a pensar em documentação, atas, etc).

Dito isto, via que esse sítio podia ser uma pasta no Google Drive da conta PPT, pois tem todas as funcionalidade acima indicadas e evita o que tem acontecido até agora que é cada um cria um documento e partilha.

Contudo isso tem algumas pontos que merecem discussão:

  • Acesso a essa conta dá acesso a todas as funcionalidades do Google (e.g., google analytics, gmail, etc) e IMO nem todos deviam ter acesso a isso.

  • Diria que cada pessoa, mediante o que está a fazer, deve ter acesso ao indispensável: pessoas das redes sociais acesso às contas das das redes sociais, pessoal de vídeos acesso ao youtube, etc.

  • Contudo, isto levanta a questão de quando essas pessoas se afastam dessa responsabilidade deviam perder acesso às mesmas, certo?

  • Como fazemos no caso de pessoas de desenvolvimento que apenas querem escrever documentação?

  • Como fazemos no caso de documentos que podem ser editados por todos (documento das despesas)?

Um ponto levantado na runião de dia 23 de Novembro foi a falta de documentação e processos. Eu queria iniciar essa parte, contudo tenho estas dúvidas que me impendem de iniciar e acho que criar uma pasta na minha google drive com documentação de desenvolvimento não é solução.

LS

Luís Silva Sat 30 Nov 2019

Como disse, vejo termos uma pasta no Google Drive da conta do PPT onde:

  • Essa pasta é pública para o mundo em modo leitura dando um URL;

  • Existiam várias pastas (onboarding, redes sociais, dev, etc), onde cada pasta seria partilhada com permissões de escrita para as pessoas que podem editar os documentos;

    • quando alguém "perdesse" tais permissões (e.g., por inatividade no grupo) bastava remover o seu email (essa mesma pessoa continuaria com acesso de leitura devido ao #1);

    • problema: cada pessoa tem de ter conta gmail. É mesmo um problema?

  • O node de operations tinha acesso à pasta principal e era o único que podia criar novas pastas e dar permissões às respectivas pessoas;

    • notem que atualmente são poucas as pessoas com acesso à conta PPT e diria que devia continuar assim.

  • Relativamente ao documento de contas (e outros idênticos) não acho que deva ser editado por todos:

    • acho que após discussão em grupo de se vai ou não fazer tal despesa apenas o node de operations deve aceder a esse documento e editá-lo;

    • Idem para o registo de quem doou dinheiro para tal despesa.

NC

Nuno Carneiro Sat 30 Nov 2019

Muito obrigado por trazeres esta questão Luis! Concordo contigo e acho que gerir os documentos numa pasta de Google Drive é a melhor forma porque garante essa gestão de permissões e podemos mesmo assim continuar a criar documentos colaborativamente.

Acho que não é um problema ter conta Gmail. Acho que toda a gente tem ou consegue arranjar uma conta Gmail em 5mins. Para além disso, até acho que podes registar um e-mail diferente como uma conta Google que permita editar documentos.

FF

Francisco Frutuoso Sun 1 Dec 2019

Grande post @Luís Silva . Concordo com tudo o que dizes. A tua proposta na resposta parece-me a maneira mais indicada de gerir isto.

Criar conta Google não acho que seja um problema. Eu gostava de ter acesso à pasta relativa aos vídeos, e tomo conta dessa organização toda.

RH

Renata Henriques Sun 1 Dec 2019

concordo com tudo!

acho que podia ser útil na pasta de operações mantermos um doc quem tem acesso a quê, é o tipo de documento chato, mas pode vir a ser útil.

por exemplo, para aceder às redes sociais nós temos acesso ao Gmail, e já se partilhou esse acesso com muita gente no sentido de levar trabalho a bom porto, neste momento não sei se sabemos quem tem acesso, talvez pessoas que já sairam do projecto/estão inactivas têm acesso...

NC

Nuno Carneiro Sun 1 Dec 2019

+1 para essa ideia de ter uma lista de quem precisa de acessos

NC

Nuno Carneiro Sun 8 Dec 2019

Seguindo a sugestão do @Luís Silva, decidimos na última reunião avançar com o Google Drive como repositório de documentação importante.

Foi criada uma pasta que todos podem ver, para organizar todos os nossos ficheiros lá dentro: https://drive.google.com/drive/folders/121cAgh7DJWXgAqCspiFnT349Y0oy1GQ2?usp=sharing

Quando for preciso direitos para editar algum ficheiro, podem pedir-me a mim ou ao @Luís Silva , que estamos para já a fazer essa gestão.