Suivi des paiements et des dettes des usagers de La Coroutine
*Etat de la comptabilité *: Fin décembre 2016, on a plus que 2 mois d'avance alors qu'avant on avait plusieurs mois d'avance avant.
La question de l'argent est une question délicate, avec de nombreuses différences de vision. Besoin de bienveillance sur ce sujet et de passer par des échanges entre nous
Enjeu : Réussir à avoir un suivi des paiements pour les coworkers par pack. Savoir quand et comment agir en cas de dette importante
** Proposition validée ou mises en place actuellement pour le suivi des packs :**
* Luc se charge en binome avec quelqu'un (à définir) de faire les rappels et de relancer
* Ne pas fliquer mais responsabiliser en donnant le maximum d'informations
* Mise en place d'un tableau de suivi pour les personnes ayant des packs
** Autres propositions à valider si besoin, ou à mettre en place, ou juste là pour garder en trace**
* [A mettre en place par qui le souhaite] Avoir une facture automatique (libre à eux de payer tout de suite ou pas)
- [A mettre en place par qui le souhaite] Avoir une relance automatique à tous les coroutiniers qui résument leur situation tous les 2 mois, avec les 3 dernières factures payées afin de savoir ce qu'ils doivent. Cela pousserait peut-être les gens ayant des dettes à « agir » / expliquer / adapter…
- [A mettre en place par qui le souhaite] Créer un pôle communication : Améliorer l'accueil, la communication. Avoir un référent accueil.
- [A mettre en place par qui le souhaite] Améliorer la communication sur la comptabilité ! Savoir ce qui reste. Chose pédagogique qui permet de savoir combien il reste dehors.
- [A mettre en place par qui le souhaite] Avoir un mail automatique avec l'état de la comptabilité à envoyer à chacun afin de comprendre les enjeux de paiement (en même temps que les relances ou facture)
- [A proposer pour validation] Quelqu’un qui n'aurait pas payé depuis plus d’1 mois, il part en espace prix/libre, jusqu’au retour des paiements réguliers
- [A proposer pour validation] Quelqu’un qui n'aurait pas payé depuis plus de 3 mois, il part en espace prix/libre, jusqu’au retour des paiements réguliers. Si les gens prenne des forfaits 10 ou 20 demi journée, on ira jamais compter à combien ils en sont. C'est juste pour pousser à jouer le jeu.
- [A proposer pour validation] Avoir une flexibilité au cas par cas que gère les deux référents.
- [A proposer pour validation] Juste faire un rappel. En général, suivant qu'il a payé ou pas, la personne va elle même en haut.
- [A proposer pour validation] Créer un mini pack mensuel. Un forfait à 40€ sur 3 mois pour profiter des écrans et du poêle à bois (soit 13€/mois) ?
- [A mettre en place par qui le souhaite] Avoir sur site de la coroutine une sorte de compte perso ou l'on déduirait soi même ce qu'il nous reste à chaque fois que l'on vient. Si je ne viens pas pendant 10 jours, je finis par m'emmêler les pinceaux sur mes temps de présence.
- [A mettre en place par qui le souhaite] Un tableau de ce qui a été acheté par qui, de ce qui a été payé.Chacun individuellement le fait. Si petit carton pas rempli, le trésorier peut dire.
Etat des dettes
En juin 2016
Il y a un peu plus de 5137.70€ de dettes que les usagers doivent à La Coroutine.
Il y a plusieurs personnes ayant des dettes importantes :
- M.G. (ne vient plus) : 500.00€
- G.C. : 400.00€
- E.B. : 437.50€
- V.C.(ne vient plus) : 437.50€
- H.F. : 437.50€
- F.R. : 375.00€
- F.L. : 350.00€
- M.G. (en cours de paiement) : 250.00€
- G.L. : 250.00€
- W.K. : 158.50€
Simon Sarazin
Mon 19 Dec 2016 9:50PM
Ok pour le rôle de suivi, mais pas pour le point 1 pour l'instant (besoin de + d'infos). Le point 2, à ajuster quand même (ça peut être la règle mais faut savoir ajuster selon les cas). Le point 3 demande une discussion mais d'accord pour creuser ça
Luc Vanwaelscappel
Tue 20 Dec 2016 8:00AM
Etonnamment, je suis d'accord avec moi même.
gregory
Tue 20 Dec 2016 11:50PM
je pense qu'il est temps de créer un vrai cadre et de s'y tenir...et de l'écrire noir sur blanc ( ça permettrait d'être clair avec les nouveaux venus déjà)
ça fait au moins 2 ans que ce genre de débat revient sur la table...
gregory
Wed 21 Dec 2016 12:19AM
je pense qu'il est temps de créer un vrai cadre et de s'y tenir...et de l'écrire noir sur blanc ( ça permettrait d'être clair avec les nouveaux venus déjà)
ça fait au moins 2 ans que ce genre de débat revient sur la table...
Anthony Martinet
Wed 21 Dec 2016 9:52AM
Pas forcément sur tous les points, mais sur l'installation d'un cadre clair, affiché, et respecté.
Luc Vanwaelscappel Fri 16 Dec 2016 2:59PM
Aujourd'hui, personne ne vérifie que quelqu'un a payé lorsqu'il utilise la salle de réunion. Je veux bien vérifier que les résa prises on été commandées, mais uniquement si la règle est : Réservation = Commande et donc paiement.
Je ne veux pas le faire après coup, trop de boulot.
SI vous n'êtes pas d'accord pas de soucis, mais je vous laisse dans ce cas gérer la vérification des paiements des réunions.
Simon Sarazin Fri 16 Dec 2016 3:05PM
D'accord, je comprend. Mais tu as déjà vu ça quelque part ? Les gens qui payent avant une location de salle ? J'ai juste peur que ça freine les réservations. Il y a pas une autre solution ? Pour faire ce suivi plus simplement par exemple ?
Pour le sujet 3, début d'écriture ici : https://www.loomio.org/d/OlwdLck3
Et je propose un point sur ce sujet le 22 à 11h30 ?
Luc Vanwaelscappel Fri 16 Dec 2016 3:08PM
Les gens payent bien des packs 10 demis journées avant de les utiliser.
Je ne vois pas pourquoi ca gènerait pour la partie salle de réu.
Et oui, tous les sites de locations de bureaux en ligne te font payer lors de la résa. Non ?
Antoine Sat 17 Dec 2016 2:21PM
Hej hej !
je ne suis pas prêt à m’investir pour gérer la chose : un grand merci à ceux qui vont s’en occuper, et s’en occuper à leur manière. Ce qui suit est juste des idées / réflexions :
Pour la salle de réu :
Et si il fallait avoir payé pour accéder à la salle de réunion ? Au pire, le payement pourrait être fait 5 minutes avant l’utilisation sur l’ordi de la coco ( = moins de frein que pour « réservation = payement »), mais à l’accès à la salle on pourrait demander le numéro commande (sur papier ? email ? ou on le marquer direct sur le google agenda?) et donc faciliter la vérification et le recroisement d’info.
Je trouve cela normal qu’une personne qui s’engage à payer paye, et qu’il puisse être rediriger vers l’espace prix libre à un moment… Mais j’aime beaucoup l’idée d’avoir une flexibilité, comme par exemple Greg et sa BD, qui a payé une partie après : c’est aussi ce qui fait que la coco est la coco (et que la coco c'est cool). Donc une règle générale pouvant s’adapter au cas par cas ?
Idée qui me traverse l’esprit (et je ne connais rien à Odoo et tout et tout) : y aurait-il moyen de mettre en place un truc qui envoie un mail automatique à tous les coroutiniers qui résument leur situation genre tout les 2 mois. Cela pousserait peut-être les gens ayant des dettes à « agir » / expliquer / adapter…
Comme dit Greg « créer un vrai cadre et de s'y tenir...et de l'écrire noir sur blanc » pourrait être cool.
;)
Simon Sarazin · Fri 16 Dec 2016 2:52PM
@lucvanwaelscappel tu peux expliquer c'est quoi l'enjeu du paiement préalable pour les salles de réunion ? J'ai peur que ça freine non ? Les gens ont plutôt tendance à payer après utilisation, pas avant ?
Pour le point 3, ça demande un temps de travail ensemble pour voir comment mettre un truc de ce genre en place :-)