Loomio
Mon 4 May 2020

Assemblée générale ordinaire de l'association Open Food France

MB
Myriam Bouré Public Seen by 38

La SCIC CoopCircuits est maintenant officiellement créée, mais l’association Open Food France va continuer son chemin. Avec une bonne nouvelle : la Fondation MACIF a renouvelé son soutien à l’association à hauteur cette année de 70K€ ! Cela va notamment nous permettre de recruter une personne qui pourra se consacrer aux actions de recherche action sur les points de questionnement des acteurs des circuits courts (choix des modèles de transaction et implications légales par exemple), documenter des études de cas, des guides pratiques, un MOOC “créer des hubs en tous lieux”, ou encore un programme d’incubation, tout ça pour soutenir et accompagner le développement des circuits courts en France.

Mais revenons-en à l’objet de ce post.

Comme chaque année, en plus de l'Assemblée Générale permanente prévue aux statuts de l'association, qui nous permet de voter régulièrement des résolutions au fil de l’eau, nous gardons un temps d’AG un peu plus “formelle” pour voter les résolutions annuelles légales (validation des comptes et membres de la direction collégiale) et faire le point sur les évolutions de l’association et les projets en cours. On est un peu en retard cette année ;-)

Par ce présent post vous trouverez :

N’hésitez pas à utiliser le mode suggestion si vous voyez un élément que nous aurions oubliés. Et à poser vos questions dans le fil de cette discussion.

Nous allons d’ici quelques jours ouvrir au vote deux résolutions sur lesquelles je vous propose de vous prononcer : la validation des comptes et le nouveau bureau collégial. Ces décisions donneront lieu à un PV d'AG qui permettra d'effectuer les démarches administratives nécessaires. Il n'y a pas de quorum les décisions sont prises sur consentement mou = qui ne dit mot consent.

Pour la deuxième décision, pour rappel comme prévu aux statuts de l'association (https://drive.google.com/open?id=0B_HDFsX1e_2VTldFaU9pUEJSakU) "les membres contributeurs actifs qui le souhaitent peuvent figurer sur la liste des membres du bureau collégial déposée en préfecture". Il est rappelé que ce bureau collégial n'a en fait pas vraiment de pouvoirs, vu que les décisions sont prises par consentement sur Loomio. Par contre la responsabilité pénale/légale de l'association est portée par ce collège de façon collective.
Il y a aujourd'hui 4 personnes sur la liste du collège: Myriam Bouré (coordination), François Poisbeau (Micromarché), François Turbelin (administration système), Rachel Arnould (support utilisateur et amélioration logiciel). Compte tenu de la liste actuelle des contributeurs actifs précisée ici : https://forums.openfoodfrance.org/t/les-roles-et-contributeurs-actifs/62 (c'est un wiki vous pouvez l'amender), Mélanie Ponson a déjà émis le souhait de rejoindre le bureau collégial. Y a-t-il d’autres volontaires parmi les contributeurs/utilisateurs actifs ? Merci de revenir vers moi d'ici la fin de semaine le cas échéant, avant qu'on lance les votes des résolutions :-)

Rappel pour le vote des résolutions à venir dans quelques jours :

  • je vote oui veut dire "je soutiens vraiment cette proposition, je souhaite que ce soit ça qui se passe"

  • abstention veut dire "je ne me suis pas renseigné sur le sujet, ou ça m'importe peu, je vous fais confiance c'est bon pour moi"

  • je vote non veut dire "ce n'est pas ce que j'aurais souhaité, mais je peux vivre avec, je ne bloque pas donc allez y"

  • je bloque veut dire "j'ai vraiment une objection, je souhaite que la proposition soit modifiée, je ne veux vraiment pas que ça se passe comme ça"

Par défaut toute personne se déclarant membre de l'association est membre, donc peut voter lors de l'AG annuelle, comme lors de toute décision de l'AG permanente, comme précisé dans les statuts de l'association et dans la charte.

Nous allons vous proposer par ailleurs un temps de célébration festif virtuel (distance et limite à nos mouvements oblige pour le moment…) de la création de la SCIC et des bonnes nouvelles sur les financements obtenus pour l’association ! Nous pourrons partager un peu les avancements dans nos projets respectifs, et parler des perspectives pour les projets qui nous relient :-)

MH

Malek H. Tue 5 May 2020

Je reposte ici mes questionnements qui, je pense, peuvent en intéresser plus d'un.

1. Le consentement mou

Au risque de sembler direct et fatiguant, je suis choqué de lire "Il n'y a pas de quorum les décisions sont prises sur consentement mou = qui ne dit mot consent.".

Alors je sais bien que ce n'est pas malintentionnel de ta part Myriam, et je ne me fais pas trop de souci pour cette occurence puisque des notifications sont envoyées aux utilisateurs de Loomio par email.

Seulement, c'est la porte ouverte à des dérives qui pourraient à l'avenir se produire, avec par exemple des décisions prises en "consentement mou", alors que les personnes concernées ne sont pas correctement informées de leur possibilité de s'exprimer.

Il me semble plutôt judicieux de consulter les membres avec une participation active afin de déterminer quelles directions prendre, savoir où concentrer notre énergie, et ainsi nous aider à prioriser nos actions selon ce qui est plus important.

Bien entendu, cela dépend de la nature et de l'importance des propositions : il deviendrait contre productif de solliciter tous les membres sur le fond d'un sujet nécessitant une expertise pour bien comprendre la complexité des enjeux. Dans ce cas, ce serait plus intéressant de demander s'il est souhaitable de travailler sur certains sujets, tout en précisant les conditions et méthodes, en restant général. Il s'agit là de trouver un juste milieu.

Je pense que le maintien d'un quorum devrait être de mise dans certains cas. Alors pourquoi pas tenter de classifier les propositions en ajoutant des règles aux status afin de solliciter les bonnes personnes avec les informations adéquates ?

Ainsi que spécifier les modalités d'information des membres de leur possibilité de s'exprimer sur un sujet afin d'éviter des prises de décisions sans consultation ?

2. Comment protéger les valeurs portées par les membres (légitimes ?) de OFF et CoopCircuits ?

Par ailleurs, je me demandais comment je pouvais participer à la vie politique d'OFF et CoopCircuits. Ce serait donc sur une base d'auto déclaration ? Je dis que je suis membre, et je peux donc m'exprimer ?

Si c'est bien le cas, comment les structures peuvent-elles protéger leurs valeurs en cas d'offensive par des personnes recherchant à détourner OFF et/ou CoopCircuits pour tenter d'engendrer des profits personnels et surdimentionnés ?

MB

Myriam Bouré Wed 6 May 2020

Merci @Malek H. de ton message c'est important que ces questionnements puissent s'exprimer :-) Je t'invite à prendre connaissance de la charte d'Open Food France https://www.loomio.org/d/u628TfXx/charte-d-open-food-france qui renvoie vers d'autres posts sur le processus de prise de décision.
L'idée c'est justement d'être très transparent en demandant effectivement aux membres (via ce Loomio) leur avis sur les sujets discutés, mais avec le réalisme que tout le monde ne peut pas s'investir sur tous les sujets. Il y a donc un espace pour objecter et questionner, suggérer, et consentir ou pas aux propositions de ceux qui ont travaillé sur un sujet donné. D'autres peuvent aussi travailler sur des sujets et faire des propositions à la communauté :-) Comme tu le dis la clé c'est l'information, d'où l'usage de Loomio, tout le monde reçoit une notification donc peut se renseigner sur le sujet et venir débattre comme tu le fais. Je t'invite à regarder un peu ce qu'est la sociocratie, puisque nos processus s'inspirent fortement de ça.

Par contre je crois que justement, sur les sujets nécessitant une expertise, il est aussi important de consulter les membres, en vulgarisant ce qu'on pu dire tel ou tel expert. La démocratie ne se fait pas par des experts (sujet fort d'actualité d'ailleurs :-))

Le quorum dans la décision par consentement n'a pas de sens ! L'idée de base c'est circulation de l'info et espace pour objecter, mais si je n'objecte pas ça veut dire que je consens...

"Ainsi que spécifier les modalités d'information des membres de leur possibilité de s'exprimer sur un sujet afin d'éviter des prises de décisions sans consultation ?" Justement tous les membres sont informés sur tous les sujets où on doit prendre des décisions impactant potentiellement l'association ! Et ils ont la possibilité tous de s'exprimer à tout moment, aucune décision stratégique n'est prise sans consultation, d'ailleurs dans le cas présent, assez peu représentatif car c'est "juste" une validation formelle pour la paperasse des comptes de l'année et du bureau, et qu'on va proposer un temps d'échange prochainement sur le fond des sujets... Je n'ai pas encore lancé les propositions sur lesquels je vais proposer à la communauté de dire s'ils sont d'accord ou pas ;-) Et tu verras que dans le doc sur le rapport financier il y a même le lien vers toutes les écritures comptables, on peut difficilement faire plus transparent.

On n'a pas l'habitude de structures ouvertes comme l'est cette association, on connait plus les structures "représentatives", mais nous on veut éviter la démocratie représentative, on défend plutôt une démocratie "liquide" qui permet à ceux qui veulent s'exprimer en direct de le faire, et à ceux qui souhaite déléguer leur voie de le faire, en consentant simplement aux propositions de ceux qui "font" sur tel ou tel sujet :) On a une gouvernance assez différentes des asso classiques. Oui tu es un membre actif vu que tu contribues sur l'accueil des nouveaux inscrits, donc tu peux sur ta base volontaire rejoindre les membres du bureau collégial.

Vu que tout le monde peut à tout moment "objecter" (par un véto) bien sûr si quelqu'un fait une proposition qui va à l'encontre des valeurs de l'asso, nous sommes coresponsables d'objecter et la décision ne passera pas :-)

Si tu veux on pourra reparler de tout ça dans le temps d'échange "en live" qui va proposer. Et je t'ajoute dans la proposition à venir sur la nouvelle liste des membres du bureau collégial vu que tu en as fait la demande.

MB

Myriam Bouré started a proposal Sun 10 May 2020

Résolution 1 : validation des comptes 2019 Closed Fri 15 May 2020

L’Assemblée générale, après avoir pris connaissance du rapport financier et du rapport moral, ainsi que des comptes annuels de l’exercice clos le 31 décembre 2019, approuve les termes desdits rapports et les comptes de l’exercice clos le 31 décembre 2019 faisant apparaître un résultat déficitaire de 85 337,13 euros.

L’Assemblée générale confirme l’affectation du résultat déficitaire de 85 337,13 euros de l’exercice clos au 31 décembre 2019 au compte « report à nouveau », portant le solde de ce compte à 7 882.81 euros.

L’Assemblée générale donne aux membres du Bureau Collégial quitus entier et sans réserve de leur gestion au titre de l’exercice clos le 31 décembre 2019.

[Pour rappel le résultat déficitaire s’explique car nous avons dépensé sur l’année 2019 les subventions reçues sur 2018 et que nous n’avons pas reçu de subvention sur l’année 2019, les deux nouvelles subventions de la Fondation Daniel & Nina Carasso (50K€) et de la Fondation MACIF (70K€) étant perçues sur 2020.]

Agree - 8
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9 people have voted (19%)
JP

Juliette PERES
Abstain
Fri 15 May 2020

Je fais 100% confiance à l'équipe. Une chose cependant me surprend concernant l'enregistrement comptable. Au lieu de finir à -85 k€ en 2019 (subvention reçue en 2018, dépenses en 2019), pourquoi est-ce que la subvention n'a pas été passée en produits constatés d'avance ? Cela aurait été plus logique et cela aurait évité d'afficher auprès des financeurs un résultat si négatif. Pourquoi ne pas avoir recours à un cabinet comptable (sécurisant) ? A combien s'élèvent les fonds propres ? Merci.

MB

Myriam Bouré started a proposal Sun 10 May 2020

Résolution 2 : validation du nouveau bureau collégial Closed Fri 15 May 2020

Comme prévu aux statuts de l'association (https://drive.google.com/open?id=0B_HDFsX1e_2VTldFaU9pUEJSakU) "les membres contributeurs actifs qui le souhaitent peuvent figurer sur la liste des membres du bureau collegial déposée en préfecture".

Il y a aujourd'hui 4 personnes sur la liste du collège:

  • Myriam Bouré (coordination)

  • François Poisbeau (Micromarché)

  • François Turbelin (administration système)

  • Rachel Arnould (support utilisateur et amélioration logiciel)

Compte tenu de la liste actuelle des contributeurs actifs précisée ici : https://forums.openfoodfrance.org/t/les-roles-et-contributeurs-actifs/62, l'Assemblée Générale valide la liste suivante des membres du nouveau bureau collégial :

  • Myriam Bouré (coordination)

  • François Poisbeau (utilisateur - Micromarché / La Grande Barge)

  • François Turbelin (administration système)

  • Rachel Arnould (coordination,support utilisateur et amélioration logiciel)

  • Mélanie Ponson (coordination, accompagnement utilisateurs)

  • Guillaume Haelewyn (utilisateur - Jardin de deux’main)

[Il est rappelé que ce bureau collégial n'a en fait pas vraiment de pouvoirs, vu que les décisions sont prises par consentement sur Loomio. Par contre la responsabilité pénale/légale de l'association est portée par ce collège de façon collective. Mélanie et Guillaume ont émis le souhait de le rejoindre, Malek qui s’est engagé récemment et avait commenté ce post préfère finalement attendre l’année prochaine.]

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Disagree - 0
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JP

Juliette PERES
Agree
Fri 15 May 2020

Oui, merci à vous de votre implication.

MB

Myriam Bouré Tue 19 May 2020

@Juliette PERES effectivement l'année précédente on aurait pu/dû constater une partie des subventions en PCA, mais cela n'est pas vraiment gênant dans le cas de l'association ce qui est important c'est de suivre le compte de mise en réserve qui fait "tampon" entre les exercices. Pour l'année suivante on aura une revue comptable par Finacoop sur l'asso, mais bon ça a un coût et vu les montants de l'asso on ne gère pas des millions non plus. J'ai fait de l'audit financier donc j'ai de bons restes comptables, en sécurisant avec la revue Finacoop ça devrait le faire :-) On n'a pas de "capital"' dans l'asso, pas de fonds propres, on pourrait avoir des quasi fonds propres si on avait des prêts long terme ce qui n'est pas le cas. On asso en général n'a pas de fonds propres... ce n'est pas une structure "capitalistique".

JP

Juliette PERES Tue 19 May 2020

Sur la question des fonds propres associatifs, je suis surprise. Les deux associations que je gère, dont les comptes sont certifiés par expert comptable, décident à chaque fin d'année d'affecter le résultat de l'exercice aux fonds propres associatifs, ce qui permet de se constituer un fonds de roulement (nécessaire pour répondre au BFR). Lorsque par exemple, une association sollicite un DLA ou un prêt solidaire auprès de France Active, les fonds propres associatifs, qui entrent dans le calcul du fonds de roulement, sont toujours pris en compte. Leur augmentation est même un objectif. Sinon, de mon côté, même pour des "petits" produits d'exploitation, j'ai toujours vu l'intérêt de recourir en presta à un cabinet externe. Surtout que dans notre cas, nous avons bien négocié et ce n'est pas cher (entre 300 et 600 € HT/an selon l'association). D'où ma remarque. Cela me semble en tout cas une bonne idée que Finacoop supervise la prochaine clôture en 2020. Cela permettra d'offrir une vision sécurisée des comptes pour les financeurs de l'association.

MB

Myriam Bouré Wed 20 May 2020

Les réserves peuvent être considérées comme des fonds propres (https://association1901.fr/finances-association-loi-1901/comptabilite-finances/lire-comptes-association-loi-1901-les-fonds-propres/) donc disons qu'on gère les fonds propres en mettant en réserve les excédants, mais pour moi les fonds propres sont plus des ressources "d'investissement", durables, or ici il s'agissait de subventions de fonctionnement. Techniquement tu as raison on aurait dû mettre en PCA une partie des subventions, mais notre traitement n'est pas faux non plus, la compta est une histoire d'explication de notre logique, mais une science exacte. Mais bon dans tous les cas comme tu le dis nos comptes vont être revus à partir de l'an prochain donc on nous dira le meilleur traitement dans notre cas ;-)