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[Lille] Remboursement des frais de déplacement et de repas

MD
Maïa Dereva Public Seen by 320

L'Assemblée des Communs de Lille dispose d'un budget de 2000€ pour l'année qui a servi jusqu'à aujourd'hui au réglement des locations de salle (Baraka, Mutualab).
@simonsarazin propose que les membres de l'assemblée puissent utiliser une partie de ce budget pour rembourser des frais de transport / repas qui peuvent découler des activités liées à l'assemblée.

MD

Maïa Dereva Wed 28 Sep 2016

Cette proposition fait suite à la participation de @julienlecaille , Christian Mahieu et moi-même à la journée des Assemblées des Communs qui s'est tenue à Paris le 23 septembre dernier.

Voici une proposition de fonctionnement, basée sur la confiance et l'autonomie :
- la personne souhaitant se faire rembourser des frais rédige une note de frais accompagnée des justificatifs lorsqu'ils sont disponibles.
- elle remplit le tableau qui se trouve dans le fichier de gestion du collectif Catalyst (collectif qui porte le budget de l'assemblée) : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sc-fQ-Wlvqf1-6aDOZiuIWPeUne516ej08KZeO4c1eI/edit#gid=1128258697
- elle envoit un mail avec sa note de frais et un RIB à Caro, la comptable de l'ANIS cfiliot.anis@gmail.com (association qui porte administrativement le collectif Catalyst)
- elle informe les autres membres en écrivant à la liste de diffusion de l'assemblée lille-assemblee--echanges@bienscommuns.org

Avant de lancer un vote sur le sujet, j'ouvre la discussion pour que chacun puisse partager son avis, tant sur le principe que sur la procédure.

MD

Maïa Dereva Wed 28 Sep 2016

On notera évidemment que la notion de "membre" est seulement en cours de définition. Voir le code social en cours de définition : http://assemblee.encommuns.org/wiki/Code_social_de_l%27Assembl%C3%A9e_des_communs_de_Lille_:_version_en_cours_de_r%C3%A9daction

Ça n'empêche pas de valider le principe général...

AVE

Amaury VAN ESPEN Wed 28 Sep 2016

BKper est bien pour gérer les notes de frais

CD

Christian Dupuy Wed 28 Sep 2016

Ce reprend le commentaire de Jean-Philippe Luez envoyé par mail :

pour ma part je suis réservé sur cette proposition.
la participation de chacun aux assemblées est à mon sens un acte d'adhésion au projet des communs et doit donc être assumé également sur un plan financier.
Bien entendu, je me tiens à l'écoute des autres points de vue ☺
contributivement

CD

Christian Dupuy Wed 28 Sep 2016

Je suis pour ma part pour, dans des circonstances précises et sortant de l'ordinaire. Le déplacement à Paris pour représenter l'Assemblée de Lille en est un bon exemple.

Il y a plusieurs façons d'envisager le fait d'assumer ou non financièrement sa participation aux assemblées, et chacun a la possibilité de considérer qu'il n'a pas besoin de remboursement. Par contre, à partir du moment où le coût de l'acte de contribuer est un frein à la contribution, notamment pour des contributeurs reconnus et récurrents, je trouve logique de pallier à cela par le remboursement, voire l'avance aux frais.

JL

Julien Lecaille Wed 28 Sep 2016

Bonjour

pour préciser on est içi dans un cas où les organisateurs du temps de rencontre national souhaitaient explicitement avoir des témoignages issus de l'expérience lilloise ...

CL

Cyril Libert Wed 28 Sep 2016

Dans ce cas, il faudrait demander une participation au demandeur d'une présence lilloise, non ?

CL

Cyril Libert Wed 28 Sep 2016

Ne pourrait-on pas ajouter une procédure d'optimisation des coûts ?
"coucou, j'ai trouvé ce billet de train
- regarde ce covoiturage est moins cher"

ou alors on fait confiance sur le fait que la personne a cherché le moyen de transport le moins cher ?

MD

Maïa Dereva Wed 28 Sep 2016

Il s'agissait d'une rencontre de toutes les assemblées pour partager nos pratiques, difficile de demander aux autres assemblées de financer la nôtre ;)
Vous trouverez par exemple la contribution de Christian Mahieu sur cette page : http://wiki.remixthecommons.org/index.php/Journ%C3%A9e_de_travail_Assembl%C3%A9e_des_communs

Je suis d'accord sur la transparence au niveau des coûts minimum (j'ai réussi à faire Lille-Paris pour 5€ qui dit mieux ? :) )

De manière plus générale, dans l'optique de créer une économie à l'intérieur des communs, il serait intéressant de changer de paradigme et de cesser petit à petit de considérer les actions des commoneurs et commoneuses comme du bénévolat. Les contributions ne sont pas nécessairement rémunérées, mais peuvent faire l'objet de rétributions en accord avec la communauté.
La question que l'on peut se poser c'est : "Les rétributions doivent-elles être directement reliées à des actions précises ?". On peut imaginer que les acteurs qui le souhaitent se servent dans un pot commun (par exemple de manière régulière sur Liberapay) sans nécessairement que cela soit corrélé à une note de frais pour déplacement.

AVE

Amaury VAN ESPEN Thu 29 Sep 2016

Bonjour Maïa,
totalement partagé sur le principe,
toutefois, légalement et comptablement, nous aurons du mal à tordre le coup du paradigme du contrôleur de gestion =)
Aussi, je proposais pour faciliter la gestion (et celle du commoner et celle de la structure porteuse qui rembourse), d'utiliser un outil comme BKPER.
l'interface "back" permettant d'archiver les "transactions" (et répondre aux obligations comptables), l'interface "front" que ce soit sur ton navigateur, ou plus simplement encore, sur ton mobile, permettant de "prendre une photo" de ta preuve comptable, d'indiquer en chiffre le montant et d'y ajouter un commentaire pour faciliter le travail "éventuel" de retraitement.

Je vous invite à l'essayer, ou je vous propose de prendre quelques minutes la prochaine fois qu'un atelier des communs se tient, pour faire ensemble une démonstration.

Bien à vous

Amaury

MD

Maïa Dereva Thu 29 Sep 2016

Je suis d'accord avec toi concernant le contrôleur de gestion @amauryvanespen :)
C'est bien pour ça qu'on explore les procédures au niveau de Liberapay pour que chacun puisse déclarer ces entrées et sorties correctement...
Merci pour la proposition d'outil, à explorer aussi. Mais je crois que pour l'instant c'est plus le principe que l'outil lui-même qui pose question.

MD

Maïa Dereva Thu 29 Sep 2016

Mail d'Hélène (ANIS) :
Petite info à signaler je pense aussi : les factures / justificatifs doivent être au nom de la personne (PAS ANIS, ni Catalyst).
C'est une erreur que font souvent les gens et après c'est galère !

JL

Julien Lecaille Fri 30 Sep 2016

Quelques éléments supplémentaires :

  • En ce qui concerne la rencontre à Paris, elle était sous couvert du réseau francophone des biens communs, un réseau qui n'a pas vraiment de structure et est appuyé par plusieurs organisations (P2PFoundation, VECAM, Fondation pour le Progrès de l'Homme) sans pour autant que cela se traduise par un budget spécifique

  • Donc ça c'est fait en payant de sa poche transports et restauration, alors que par ailleurs à l'initiative de cela il y avait la demande de partager l'expérience lilloise (mais aussi de Lyon, de Brest et de Rennes ...)

  • Je suis plutôt d'avis qu'il devrait exister une structure nationale pour gérer cela (des prises en charge, etc ...) mais pour l'instant on est dans une phase émergente/bouillonnante/créative

  • Au niveau local, Catalyst dispose d'un budget expressément dédié au développement des Assemblées des Communs ... il faudrait sans doute éclaircir si ce budget est géré au niveau de Catalyst ou au niveau "Assemblée des Communs de Lille (en préfiguration)"

  • La particularité lilloise, et on l'a vu lors de la rencontre, c'est que nous nous sommes engagés dans le traitement d'enjeux de décision et de gestion. Ca fait un peu frémir parfois quand je parle d' "institutions" mais pour moi c'est explicitement ce qu'on fait içi, avancer à la création d'institutions des Communs et pas seulement des réseaux informels.

  • Enfin sur les question budgétaires, pour ma part j'ai d'autres impératifs que "dépenser le moins possible", j'ai des impératifs de temps que je peux consacrer aux Communs, ou de temps consacré à ma vie de famille. Du coup je prends les billets de train qui me conviennent, pas nécessairement les trajets les moins chers :) Je ne souhaite pas spécialement avoir remboursement de l'intégralité des frais engagés, mais moi ça revient plus cher que pour Maïa.